Competencias de la Unidad

Competencias de la unidad de Archivo, Registro y Certificación:

– Integrar todos los documentos de cualquier naturaleza, época o soporte material, en el marco de un sistema de gestión único, con la finalidad de que tengan acceso a la documentación todos los miembros de la comunidad universitaria.

– Relación con los órganos de gestión de la UEx.

– Coordinar la gestión de los archivos de gestión, normalizando los procedimientos de organización de los documentos en las unidades administrativas.

– Elaborar y actualizar el Cuadro de clasificación de la UEx.

– Recoger y organizar la documentación que le sea remitida por los distintos servicios de la Universidad.

– Regularizar y normalizar la transferencia de la documentación.

– Elaborar el calendario de conservación y eliminación de los documentos de acuerdo con la normativa vigente.

– Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentación.

– Custodiar y conservar toda la documentación universitaria que se determine.

– Aplicar la evaluación y selección de la documentación según los criterios establecidos.

– Gestionar el préstamo de la documentación a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos.

– Proporcionar asesoramiento técnico a los archivos de gestión para su organización.

– Preparar reuniones con la Comisión que califique los documentos Administrativos de la UEx (evaluación para su conservación y su accesibilidad).

– Formación para la organización de los archivos de oficina o de gestión (sobre procedimientos y técnicas de registro, clasificación y ordenación de los documentos administrativos y transferencias al archivo).

– Formación de usuarios específica.

– Colaboración en la planificación de las instalaciones.

– Automatización del archivo universitario.

– Registro de correspondencia y documentación en general, de entrada y salida, que en virtud de su carácter electrónico precisa la digitalización de los documentos que presentan los ciudadanos en papel.

– Asistencia general en el uso de medios electrónicos en cuanto a identificación y firma electrónica, medios existentes para ello y forma de utilización.

– Práctica de notificaciones.

– Facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige, si el interesado lo desconoce.

– Mantener y actualizar en la sede electrónica correspondiente un listado con los códigos de identificación vigentes.

– Emitir el correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y escritos que presenten los interesados, si estos lo exigen.

– Los interesados podrán otorgar apoderamiento mediante comparecencia personal en la oficina de asistencia en materia de registros.

– Distribución de la correspondencia y documentación de entrada.

– Coordinación de los Registros descentralizados.

– Creación y mantenimiento del registro de funcionarios habilitados para expedición de copias auténticas.

– Expedición de copias auténticas de documentos administrativos con validez en las Administraciones Públicas.

– Expedición de copias auténticas de documentos privados presentados en procedimientos administrativos de la UEx y que obren en su poder.

– Expedición de copias auténticas electrónicas de documentos administrativos y documentos privados que obren en poder de la UEx.

– Recepción y coordinación de las solicitudes de copias auténticas que formulen los administrados.

– Expedición centralizada de certificaciones de los acuerdos de cuantos hechos consten en la documentación oficial de la Universidad.

– Requerimiento de información a Centros, Departamentos y Servicios de cuanta información resulte necesaria para la expedición de certificaciones y copias auténticas.

– Cualesquiera otras que le le sean encomendadas y que estén relacionadas con la misión atribuida a la Unidad.